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在軟件外包一個文檔管理系統(tǒng)之前，您可以看看，一個文檔管理系統(tǒng)（DMS）是一個系統(tǒng)（基于管理的情況下，計算機(jī)程序的數(shù)字文件）用于跟蹤，管理和存儲文檔和減少紙張。大多數(shù)能夠記錄由不同用戶創(chuàng)建和修改的各種版本（歷史跟蹤）。該術(shù)語與內(nèi)容管理系統(tǒng)的概念有一些重疊。它通常被視為企業(yè)內(nèi)容管理（ECM）系統(tǒng)的一個組成部分，與數(shù)字資產(chǎn)管理，文檔成像，工作流系統(tǒng)和記錄管理系統(tǒng)相關(guān)。
從20世紀(jì)80年代開始，許多供應(yīng)商開始開發(fā)軟件系統(tǒng)來管理基于紙張的文檔。這些系統(tǒng)處理紙質(zhì)文件，不僅包括印刷和出版的文件，還包括照片，印刷品等......后來的開發(fā)人員開始編寫第二種類型的系統(tǒng)，可以管理電子文檔，即在計算機(jī)上創(chuàng)建的所有文檔或文件，并且通常存儲在用戶的本地文件系統(tǒng)中。最早的電子文檔管理（EDM）系統(tǒng)管理專有文件類型或有限數(shù)量的文件格式。許多這些系統(tǒng)后來被稱為文檔成像系統(tǒng)，因為它們專注于圖像文件格式的捕獲，存儲，索引和檢索。EDM系統(tǒng)發(fā)展到系統(tǒng)可以管理可以存儲在網(wǎng)絡(luò)上的任何類型的文件格式的程度。應(yīng)用程序發(fā)展到包括電子文檔，協(xié)作工具，安全性，工作流和審計功能。
這些系統(tǒng)使組織能夠捕獲傳真和表單，將文檔的副本保存為圖像，并將圖像文件存儲在存儲庫中以便安全和快速檢索（由于系統(tǒng)處理從文檔中提取文本，因此可以進(jìn)行檢索在捕獲過程中，text-indexer函數(shù)提供了文本檢索功能）。
雖然許多EDM系統(tǒng)以其本機(jī)文件格式（Microsoft Word或Excel，PDF）存儲文檔，但一些基于Web的文檔管理系統(tǒng)開始以html的形式存儲內(nèi)容。這些策略管理系統(tǒng)要求將內(nèi)容導(dǎo)入系統(tǒng)。但是，一旦導(dǎo)入內(nèi)容，該軟件就像搜索引擎一樣，因此用戶可以更快地找到他們想要的內(nèi)容。html格式允許更好地應(yīng)用搜索功能，例如全文搜索。
