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在軟件外包一個文檔管理系統(tǒng)之前,您可以看看,一個文檔管理系統(tǒng)(DMS)是一個系統(tǒng)(基于管理的情況下,計算機(jī)程序的數(shù)字文件)用于跟蹤,管理和存儲文檔和減少紙張。大多數(shù)能夠記錄由不同用戶創(chuàng)建和修改的各種版本(歷史跟蹤)。該術(shù)語與內(nèi)容管理系統(tǒng)的概念有一些重疊。它通常被視為企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)系統(tǒng)的一個組成部分,與數(shù)字資產(chǎn)管理,文檔成像,工作流系統(tǒng)和記錄管理系統(tǒng)相關(guān)。
從20世紀(jì)80年代開始,許多供應(yīng)商開始開發(fā)軟件系統(tǒng)來管理基于紙張的文檔。這些系統(tǒng)處理紙質(zhì)文件,不僅包括印刷和出版的文件,還包括照片,印刷品等......后來的開發(fā)人員開始編寫第二種類型的系統(tǒng),可以管理電子文檔,即在計算機(jī)上創(chuàng)建的所有文檔或文件,并且通常存儲在用戶的本地文件系統(tǒng)中。最早的電子文檔管理(EDM)系統(tǒng)管理專有文件類型或有限數(shù)量的文件格式。許多這些系統(tǒng)后來被稱為文檔成像系統(tǒng),因為它們專注于圖像文件格式的捕獲,存儲,索引和檢索。EDM系統(tǒng)發(fā)展到系統(tǒng)可以管理可以存儲在網(wǎng)絡(luò)上的任何類型的文件格式的程度。應(yīng)用程序發(fā)展到包括電子文檔,協(xié)作工具,安全性,工作流和審計功能。
這些系統(tǒng)使組織能夠捕獲傳真和表單,將文檔的副本保存為圖像,并將圖像文件存儲在存儲庫中以便安全和快速檢索(由于系統(tǒng)處理從文檔中提取文本,因此可以進(jìn)行檢索在捕獲過程中,text-indexer函數(shù)提供了文本檢索功能)。
雖然許多EDM系統(tǒng)以其本機(jī)文件格式(Microsoft Word或Excel,PDF)存儲文檔,但一些基于Web的文檔管理系統(tǒng)開始以html的形式存儲內(nèi)容。這些策略管理系統(tǒng)要求將內(nèi)容導(dǎo)入系統(tǒng)。但是,一旦導(dǎo)入內(nèi)容,該軟件就像搜索引擎一樣,因此用戶可以更快地找到他們想要的內(nèi)容。html格式允許更好地應(yīng)用搜索功能,例如全文搜索。